En muchos despachos legales pequeños, la gestión de documentación y notificaciones sigue absorbiendo horas que no aportan valor directo al cliente. Este despacho, de menos de diez personas, soportaba una carga creciente: decenas de correos diarios sobre expedientes judiciales (DIOR, acuses, requerimientos, notificaciones). El flujo manual obligaba a leer email por email, extraer documentos, buscar el expediente al que correspondían, guardar cada archivo en Google Drive (creando carpetas si hacía falta), registrar eventos y redactar comunicaciones para el cliente.
El reto era claro: automatizar todo el flujo de emails judiciales, desde la entrada hasta la notificación al cliente, liberando a los abogados de procesos mecánicos y minimizando los riesgos en la gestión administrativa.
En AutomateFlow diseñamos una automatización técnica basada en extracción de datos, gestión documental digital y notificación inteligente al cliente.
Se activó un mailhook con una dirección dedicada, donde se reenviaban automáticamente todos los emails judiciales desde Microsoft Outlook. Así, ningún correo relevante quedaba fuera del sistema y se garantizaba una entrada centralizada y preparada para su procesamiento.
El sistema procesa los emails y sus adjuntos (PDF) de forma autónoma. Combinamos un extractor OCR y agentes de inteligencia artificial para obtener el texto relevante tanto del email como de los adjuntos. Para determinar el expediente, el workflow consulta una hoja centralizada en Google Sheets con todos los casos abiertos.
Todos los documentos extraídos se guardan automáticamente en Google Drive, en la carpeta asociada al expediente. Si es necesario, se crea la carpeta siguiendo la estructura interna del despacho. Los nombres de archivo se estandarizan para facilitar búsquedas futuras. Más detalles sobre este tipo de procesos los compartimos en automatizaciones inteligentes.
Si la documentación incluye citas o comparecencias, la automatización crea el evento directamente en el calendario del despacho, con datos clave y referencia al expediente. Se genera además un borrador de correo para el cliente con toda la información relevante, listo para revisar y enviar. Este mismo enfoque puede combinarse con nuestros asistentes personales con IA para multiplicar la productividad y asegurar el control final del despacho.
Más sobre integración y automatización documental jurídica en automatizaciones inteligentes o nuestro portfolio de proyectos.
Este tipo de automatización demuestra que una pyme jurídica puede optimizar operaciones administrativas sin renunciar al control ni a la seguridad. Si queréis avanzar hacia una gestión eficiente y olvidaros del caos documental, podéis explorar más casos reales en nuestros proyectos realizados o directamente solicitar un presupuesto para vuestra automatización.
